Sabich y Asociados - Cómo empezar una actividad

Empezar un negocio implica mucho más que inscribirse en un organismo o emitir una primera factura. Antes de ponerlo en marcha conviene evaluar algunos aspectos económicos, jurídicos, tributarios y administrativos que pueden influir en su funcionamiento y en las decisiones futuras.

Cada proyecto es distinto. La forma de organizarlo dependerá, entre otras cosas, del tipo de actividad, los clientes a los que se apunta, los proveedores, la inversión necesaria, la estructura elegida y las expectativas de crecimiento.

1. Definir la actividad y el modelo del emprendimiento

El primer paso es definir con claridad qué actividad se va a desarrollar, qué productos o servicios se ofrecerán y cómo se piensa llegar al mercado.

Entre otras cuestiones, conviene considerar:

la actividad principal y las actividades complementarias;
los productos o servicios que se ofrecerán;
los clientes actuales o potenciales;
los principales proveedores;
el lugar donde se desarrollará la actividad;
si la comercialización será presencial, digital o combinada;
si se operará en una o varias jurisdicciones;
y si la actividad requiere habilitaciones, matrículas o autorizaciones particulares.

No es lo mismo prestar un servicio profesional, comercializar productos, fabricar bienes, vender por internet o desarrollar una actividad que requiera un establecimiento habilitado. La forma concreta del negocio condicionará muchas de las decisiones posteriores.

2. Realizar una evaluación económica y patrimonial inicial

Antes de comenzar es conveniente realizar una estimación básica de los recursos necesarios y de la forma en que se espera que funcione económicamente el emprendimiento.

No es necesario elaborar desde el inicio un análisis financiero complejo, pero sí conviene identificar algunos elementos fundamentales:

la inversión inicial necesaria;
los principales costos fijos y variables;
el nivel estimado de ventas;
el margen esperado de la actividad;
las necesidades de capital de trabajo;
el origen de los fondos utilizados;
y la capacidad para sostener la actividad durante sus primeras etapas.

También es recomendable mantener claramente diferenciados el patrimonio y los movimientos personales de aquellos correspondientes al emprendimiento.

Esta separación facilita conocer cuánto se invirtió, cuáles son los costos reales, cuánto genera la actividad y cuál es su resultado económico.

3. Elegir la forma jurídica adecuada

La forma jurídica que adopte el emprendimiento es una decisión que conviene analizar desde el inicio. Puede tratarse de una actividad desarrollada en forma individual o de un proyecto en el que participen varias personas, con o sin una sociedad constituida formalmente.

Entre los aspectos que pueden influir en esta decisión se encuentran:

la cantidad de personas que participan del proyecto;
la forma en que se distribuirán las responsabilidades;
la administración del negocio;
la necesidad de incorporar capital o nuevos socios;
la relación entre los participantes;
la dimensión proyectada del emprendimiento;
y los costos, obligaciones y formalidades de cada alternativa.

Constituir una sociedad puede ser conveniente en determinados casos, pero no necesariamente desde el comienzo. La estructura elegida debería responder a las características reales del proyecto y a su evolución esperada.

Ver guía: ¿Conviene armar una sociedad?

4. Definir el encuadre tributario

El régimen impositivo debe analizarse considerando la actividad en su conjunto y no solamente cuánto se espera facturar.

A nivel nacional, una de las cuestiones iniciales será determinar si corresponde encuadrarse en el Monotributo o en el Régimen General.

Para ello deben considerarse los parámetros previstos por la normativa, pero también las características comerciales y económicas del emprendimiento.

Entre otros elementos pueden resultar relevantes:

los ingresos estimados;
el tipo de actividad;
la superficie afectada, cuando corresponda;
los alquileres vinculados a la actividad;
el consumo de energía, cuando resulte aplicable;
el precio unitario de los productos comercializados;
el tipo de clientes actuales o potenciales;
la condición fiscal de esos clientes;
los proveedores con los que se trabajará;
la estructura de costos;
la incidencia del IVA en las compras y ventas;
las inversiones previstas;
y la proyección de crecimiento del negocio.

El análisis tributario también debe contemplar Ingresos Brutos.

Para ello será necesario determinar dónde se desarrolla la actividad y si las operaciones se realizan en una sola jurisdicción o en varias.

En actividades desarrolladas exclusivamente en una jurisdicción puede corresponder el régimen local de Ingresos Brutos.
Cuando existen actividades alcanzadas en distintas jurisdicciones deberá analizarse la aplicación del Convenio Multilateral.

Según la jurisdicción intervendrá el organismo fiscal correspondiente, como AGIP en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, ARBA en la Provincia de Buenos Aires u organismos equivalentes en otras provincias.

También pueden existir obligaciones municipales, tasas, regímenes de retención o percepción y otras obligaciones específicas relacionadas con la actividad.

Monotributo vs. Responsable Inscripto Ingresos Brutos en CABA

5. Organizar la facturación y la administración básica

Una vez iniciada la actividad es conveniente establecer desde el comienzo una organización administrativa mínima.

En términos generales esto implica:

facturar correctamente las operaciones;
registrar ingresos y gastos;
conservar la documentación respaldatoria;
controlar cobros y pagos;
mantener diferenciados los movimientos personales y los de la actividad;
y conocer las principales obligaciones y vencimientos.

El objetivo no es que el emprendedor se convierta en especialista contable, sino que pueda comprender mínimamente cómo funciona su negocio y contar con información ordenada para tomar decisiones.

6. Evaluar la incorporación de personal

Cuando el emprendimiento necesita incorporar trabajadores aparecen nuevas responsabilidades, obligaciones laborales y una estructura de costos diferente.

Antes de contratar personal conviene considerar, entre otras cuestiones:

el costo laboral total;
la registración de los trabajadores;
los aportes y contribuciones de la seguridad social;
la cobertura de ART;
el seguro de vida obligatorio;
el convenio colectivo aplicable, cuando corresponda;
las condiciones de contratación;
la emisión y conservación de los recibos de sueldo;
la registración en el Libro de Sueldos Digital, cuando corresponda;
la documentación laboral básica;
y la organización de las tareas y responsabilidades.

La incorporación de personal debe analizarse tanto desde la necesidad operativa del negocio como desde sus consecuencias económicas, laborales y administrativas.

Próximamente: Libro de Sueldos Digital y modelo de recibo

7. Planificar el crecimiento y el financiamiento

A medida que un emprendimiento se desarrolla puede necesitar nuevos recursos para sostener su funcionamiento o financiar su crecimiento.

Entre otras alternativas, el negocio puede financiarse mediante:

fondos propios;
reinversión de resultados;
financiamiento de proveedores;
crédito;
aportes de socios;
o incorporación de inversores.

Antes de asumir compromisos financieros conviene analizar el destino de los fondos, el costo del financiamiento y la capacidad futura del emprendimiento para afrontar esos compromisos.

8. Reconocer cuándo hace falta asesoramiento

Un emprendimiento reúne aspectos de distintas disciplinas y no es necesario que quien lo desarrolla sea especialista en todas ellas.

Según las características y evolución de la actividad puede resultar conveniente contar con asesoramiento en áreas como:

contabilidad e impuestos, para organizar las obligaciones fiscales y la información económica;
aspectos jurídicos, especialmente en contratos, sociedades y relaciones entre socios;
materia laboral, cuando se incorpora personal;
administración y finanzas, para analizar costos, financiamiento y planificación;
marketing y comunicación, para definir la forma de llegar al público objetivo;
presencia digital, incluyendo redes sociales, publicidad y campañas;
y otros conocimientos técnicos específicos vinculados con la actividad.

No es necesario dominar todas las áreas del negocio, pero sí comprender cuáles pueden afectar al emprendimiento y reconocer cuándo una decisión requiere asesoramiento especializado.

Resumen

Definir la actividad y el modelo del emprendimiento.
Realizar una evaluación económica y patrimonial inicial.
Elegir la forma jurídica adecuada.
Definir el encuadre tributario.
Organizar la facturación y la administración básica.
Evaluar la incorporación de personal.
Planificar el crecimiento y el financiamiento.
Reconocer cuándo hace falta asesoramiento.

Una idea importante

Emprender también implica aprender a tomar decisiones. No es necesario conocer en profundidad todas las áreas del negocio, pero sí comprender sus aspectos principales, identificar los riesgos y saber cuándo buscar asesoramiento.

Esta guía tiene carácter general y orientativo. Las obligaciones y alternativas pueden variar según la actividad, jurisdicción, estructura y características particulares de cada emprendimiento.